Non si è davvero mai, Pronti al Cambiamento. A volte si è portati a cambiare per esigenze impellenti, altre solo per istinto. Spesso la nostra natura umana, riesce a percepire una volontà al cambiamento, ma è necessario non solo pianificare il cambiamento, buttarsi totalmente in una logica diversa da tutto ciò che fino a quel momento aveva guidato noi stessi.
Siamo totalmente assuefatti alla tecnologia, inserendo nel quotidiano le novità sempre più diverse e a volte inutili, questo caso è rappresentativo, in quanto la tecnologia nella realtà che descriveremo era totalmente dimenticata e per certi aspetti le cose ancora funzionavano abbastanza bene. Qualche anno fa, una importante catena di gioielleria decise che era arrivato il momento di cambiare la arretrata realtà che durante gli anni era stata sviluppata da pochi esperti interni alla azienda stessa e che non riusciva più a sostenere le esigenze più disparate in termini di richieste ma anche di gestione del business.
Da un solo negozio aperto una quindicina di anni addietro, erano arrivati a contarne 26 e tutti molto in vista sia al pubblico più generico sia agli esperti del settore. In quegli anni inoltre era in uso ritirare anche l’oro che i clienti utilizzavano per acquistare i gioielli o gli orologi in vendita. La forza lavoro consisteva di circa 150 addette che a turno ricoprivano i ruoli all’interno dei punti vendita.
In sede vi erano una decina di persone che svolgevano l’arduo lavoro di coordinamento tra i punti vendita, la amministrazione ordinaria e la impossibile gestione, quasi totalmente manuale, dei magazzini.
Non vi era un sistema centralizzato per la gestione logistica e tutti gli spostamenti della merce, con già applicato un codice a barre interno, avvenivano dopo che gli oggetti, pervenuti in sede e stoccati, erano inviati nei singoli negozi. Il magazzino “fluttuante” aveva un valore che io riuscii a stimare in circa 1 milione di Euro. Spesso questi oggetti diventavano obsoleti e dopo anni dalla data di acquisto non trovavano più un mercato attivo in cui essere venduti, così ciclicamente vi erano delle campagne di “svendita” dei prodotti che oltre a minimizzare la perdita in termini di mancato guadagno, riuscivano nell’arduo compito di ridurre il magazzino fluttuante. Ogni sera, arrivavano fax scritti a mano dalle dipendenti dei negozi, che riportavano la chiusura giornaliera in termini di incasso, e quello che era stato ritirato in termini di oro, pesato e riposto in cassaforte. In sede, chi si occupava dalla amministrazione raccoglieva questo blocchetto di fogli e procedeva uno ad uno nell’opera di interpretazione del corsivo scritto, imputando manualmente le cifre all’interno di un datato software di contabilità.
Dopo circa due mesi di studio e acquisizione dei processi aziendali, da quelli più semplici a quelli complessi, iniziammo una contrattazione e poi procedemmo con l’acquisto di un software che potesse permettere una gestione accurata sia della merce presente nei punti vendita, ma anche di quelle incombenze operative che riguardavano lo spostamento da un negozio ad un altro. Al mese 4 eravamo pronti per la migrazione, e una volta pianificate le attività di installazione del software, procedemmo con la formazione diretta di tutte le impiegate dei negozi, oltre che per quelle che svolgevano l’attività di lavoro in sede. Ma allo stesso tempo, fu affiancato a questo progetto anche quello per adeguare la gestione amministrativa e quindi un software che potesse soddisfare le esigenze impellenti e che potesse anche sfruttare capacità di automazione nei processi più importanti e ripetitivi.
Fu incredibilmente appagante assistere alla prima trasmissione dati dal pannello di amministrazione del software di retail: tutti i negozi, con un semaforo verde, avevano trasmesso le chiusure giornaliere alla sede, che senza nessun tipo di azione umana, aveva collezionato i dati ed inserito per ognuno dei punti vendita l’ammontare della chiusura sul conto contabile amministrativo relativo nel software di contabilità.
La gestione del magazzino, divenne molto più efficiente, anche se i vantaggi più considerevoli, furono riscontrati durante la presa dell’inventario che avveniva ogni anno a gennaio.
Fu quasi un gioco, realizzare tutti gli inventari dei negozi e vedere all’istante non solo le quantità presenti nei punti vendita, ma il valore della merce.
Credo che uno dei vantaggi più apprezzati sia stato verificare dalla applicazione, il giorno di Natale, gli incassi in tempo reale, che si sommavano all’interno del conto della compagnia. La considerazione più importante in questo case history è che il management della società era pronto al cambiamento, e non poteva più aspettare. A quel tempo era la quarta catane di gioiellerie in Italia per dimensioni e fatturato. Dopo soli due anni si posizionarono al secondo posto.
