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Pronti al Cambiamento

by Costi e InvestimentiGestione dell'InformazioneTecnologia e Avanguardia

Non si è davvero mai, Pronti al Cambiamento. A volte si è portati a cambiare per esigenze impellenti, altre solo per istinto. Spesso la nostra natura umana, riesce a percepire una volontà al cambiamento, ma è necessario non solo pianificare il cambiamento, buttarsi totalmente in una logica diversa da tutto ciò che fino a quel momento aveva guidato noi stessi.

Siamo totalmente assuefatti alla tecnologia, inserendo nel quotidiano le novità sempre più diverse e a volte inutili, questo caso è rappresentativo, in quanto la tecnologia nella realtà che descriveremo era totalmente dimenticata e per certi aspetti le cose ancora funzionavano abbastanza bene. Qualche anno fa, una importante catena di gioielleria decise che era arrivato il momento di cambiare la arretrata realtà che durante gli anni era stata sviluppata da pochi esperti interni alla azienda stessa e che non riusciva più a sostenere le esigenze più disparate in termini di richieste ma anche di gestione del business. 

Da un solo negozio aperto una quindicina di anni addietro, erano arrivati a contarne 26 e tutti molto in vista sia al pubblico più generico sia agli esperti del settore. In quegli anni inoltre era in uso ritirare anche l’oro che i clienti utilizzavano per acquistare i gioielli o gli orologi in vendita. La forza lavoro consisteva di circa 150 addette che a turno ricoprivano i ruoli all’interno dei punti vendita.

In sede vi erano una decina di persone che svolgevano l’arduo lavoro di coordinamento tra i punti vendita, la amministrazione ordinaria e la impossibile gestione, quasi totalmente manuale, dei magazzini.

Non vi era un sistema centralizzato per la gestione logistica e tutti gli spostamenti della merce, con già applicato un codice a barre interno, avvenivano dopo che gli oggetti, pervenuti in sede e stoccati, erano inviati nei singoli negozi. Il magazzino “fluttuante” aveva un valore che io riuscii a stimare in circa 1 milione di Euro. Spesso questi oggetti diventavano obsoleti e dopo anni dalla data di acquisto non trovavano più un mercato attivo in cui essere venduti, così ciclicamente vi erano delle campagne di “svendita” dei prodotti che oltre a minimizzare la perdita in termini di mancato guadagno,  riuscivano nell’arduo compito di ridurre il magazzino fluttuante. Ogni sera, arrivavano  fax scritti a mano dalle dipendenti dei negozi, che riportavano la chiusura giornaliera in termini di incasso, e quello che era stato ritirato in termini di oro, pesato e riposto in cassaforte. In sede, chi si occupava dalla amministrazione raccoglieva questo blocchetto di fogli e procedeva uno ad uno nell’opera di interpretazione del corsivo scritto, imputando manualmente le cifre all’interno di un datato software di contabilità.

Dopo circa due mesi di studio e acquisizione dei processi aziendali, da quelli più semplici a quelli complessi, iniziammo una contrattazione e poi procedemmo con l’acquisto di un software che potesse permettere una gestione accurata sia della merce presente nei punti vendita, ma anche di quelle incombenze operative che riguardavano lo spostamento da un negozio ad un altro. Al mese 4 eravamo pronti per la migrazione, e una volta pianificate le attività di installazione del software, procedemmo con la formazione diretta di tutte le impiegate dei negozi, oltre che per quelle che svolgevano l’attività di lavoro in sede. Ma allo stesso tempo, fu affiancato a questo progetto anche quello per adeguare la gestione amministrativa e quindi un software che potesse soddisfare le esigenze impellenti e che potesse anche sfruttare capacità di automazione nei processi più importanti e ripetitivi.

Fu incredibilmente appagante assistere alla prima trasmissione dati dal pannello di amministrazione del software di retail: tutti i negozi, con un semaforo verde, avevano trasmesso le chiusure giornaliere alla sede, che senza nessun tipo di azione umana, aveva collezionato i dati ed inserito per ognuno dei punti vendita l’ammontare della chiusura sul conto contabile amministrativo relativo nel software di contabilità.

La gestione del magazzino, divenne molto più efficiente, anche se i  vantaggi più considerevoli, furono riscontrati durante la presa dell’inventario che avveniva ogni anno a gennaio. 

Fu quasi un gioco, realizzare tutti gli inventari dei negozi e vedere all’istante non solo le quantità presenti nei punti vendita, ma il valore della merce.

Credo che uno dei vantaggi più apprezzati sia stato verificare dalla applicazione, il giorno di Natale, gli incassi in tempo reale, che si sommavano all’interno del conto della compagnia. La considerazione più importante in questo case history è che il management della società era pronto al cambiamento, e non poteva più aspettare. A quel tempo era la quarta catane di gioiellerie in Italia per dimensioni e fatturato. Dopo soli due anni si posizionarono al secondo posto.  

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Riduzione dei Costi in Information Technology

by Costi e InvestimentiSenza categoria

Riduzione dei Costi in Information Tecnology

Strategie per ridurre i costi IT

Il cloud computing e la virtualizzazione sono strategie efficaci per ridurre i costi IT. Sfruttando una tecnologia altamente scalabile, le aziende possono aumentare l’efficienza e ridurre i costi relativi ad hardware, energia e manutenzione. Il cloud computing consente un’infrastruttura IT più flessibile e agile, consentendo alle aziende di aumentare o ridurre le proprie operazioni in base alle esigenze. La virtualizzazione, d’altro canto, consente l’esecuzione di più macchine virtuali su un’unica macchina fisica, riducendo la necessità di hardware aggiuntivo e i costi associati. Adottando il cloud computing e la virtualizzazione, le aziende possono ottimizzare le proprie risorse IT e ridurre i costi, migliorando al contempo produttività e prestazioni.

Il consolidamento e la standardizzazione rappresentano un’altra strategia efficace per ridurre i costi IT. Il consolidamento implica la combinazione delle risorse esistenti, come server, storage e applicazioni, per ridurre i costi hardware ed energetici. La standardizzazione implica la razionalizzazione dell’infrastruttura IT mediante l’adozione di un insieme coerente di soluzioni hardware e software. Standardizzando l’infrastruttura IT, le aziende possono ridurre la complessità, migliorare l’efficienza e ridurre i costi associati alla gestione di più sistemi. Il consolidamento e la standardizzazione semplificano inoltre la gestione e la manutenzione dei sistemi IT, riducendo la necessità di personale aggiuntivo e i costi associati.

L’automazione e il miglioramento dei processi sono strategie essenziali per ridurre i costi del lavoro e migliorare l’efficienza. Automatizzando le attività e i processi di routine, le aziende possono ridurre la necessità di lavoro manuale e migliorare la produttività. L’automazione può anche ridurre gli errori e migliorare la qualità del lavoro, con conseguente maggiore soddisfazione del cliente e aumento delle entrate. Il miglioramento dei processi implica identificare e affrontare le inefficienze nei processi esistenti, ridurre gli sprechi e migliorare la produttività. Razionalizzando i processi ed eliminando passaggi non necessari, le aziende possono ridurre i costi e migliorare l’efficienza, con conseguente aumento della redditività e della competitività sul mercato.

Vantaggi della riduzione dei costi nell’IT

Uno dei vantaggi principali della riduzione dei costi nel settore IT è il miglioramento dell’efficienza e della produttività. Eliminando gli sprechi e semplificando i processi, le organizzazioni possono ottimizzare l’utilizzo delle risorse e ottenere di più con meno. Ciò può portare a una fornitura più rapida e affidabile di servizi IT, nonché a un aumento della produttività e della soddisfazione dei dipendenti. Inoltre, le misure di riduzione dei costi, come l’outsourcing, possono liberare risorse interne per concentrarsi sulle attività aziendali principali, migliorando ulteriormente l’efficienza e la produttività. Investendo in strategie di riduzione dei costi, le organizzazioni possono creare un’infrastruttura IT più agile e reattiva in grado di supportare meglio i propri obiettivi aziendali.

Un altro vantaggio significativo derivante dalla riduzione dei costi dell’IT è l’aumento del vantaggio competitivo. Riducendo i costi, le organizzazioni possono offrire prezzi più competitivi ai clienti, rendendoli più attraenti sul mercato. Inoltre, misure di riduzione dei costi come l’automazione e l’outsourcing possono migliorare la qualità e la velocità dei servizi IT, rafforzando ulteriormente la posizione competitiva dell’organizzazione. Sfruttando strategie di riduzione dei costi, le organizzazioni possono differenziarsi dalla concorrenza e posizionarsi per un successo a lungo termine.

Infine, la riduzione dei costi dell’IT può portare a un miglioramento dei risultati finanziari. Riducendo le spese, le organizzazioni possono aumentare i propri margini di profitto e reinvestire i risparmi in iniziative di crescita. Inoltre, misure di riduzione dei costi come il controllo dei costi del cloud e il consolidamento dei fornitori possono aiutare le organizzazioni a gestire meglio la propria spesa IT ed evitare spese inutili. Adottando un approccio strategico alla riduzione dei costi, le organizzazioni possono ottenere prestazioni finanziarie sostenibili e posizionarsi per un successo a lungo termine.

Le sfide ed i rischi legati alla riduzione dei costi nell’ IT

Una delle principali sfide legate alla riduzione dei costi nel settore IT è la resistenza al cambiamento e alla formazione dei dipendenti. Poiché la tecnologia continua a evolversi rapidamente, è essenziale che i dipendenti tengano il passo con questi cambiamenti per rimanere competitivi. Tuttavia, molti dipendenti potrebbero opporre resistenza al cambiamento, il che può portare a ritardi nell’attuazione di misure di riduzione dei costi. Inoltre, la formazione dei dipendenti sulle nuove tecnologie può richiedere molto tempo e denaro, il che può incidere ulteriormente sugli sforzi di riduzione dei costi. Per superare questa sfida, le aziende devono investire in programmi di formazione completi che forniscano ai dipendenti le competenze e le conoscenze necessarie per adattarsi alle nuove tecnologie e processi.

Un altro rischio significativo di riduzione dei costi nel settore informatico è la potenziale interruzione del servizio. Poiché le aziende implementano misure di riduzione dei costi, esiste il rischio che tali misure possano avere un impatto negativo sulla qualità del servizio fornito ai clienti. Ad esempio, la riduzione del personale IT o l’esternalizzazione dei servizi IT può comportare tempi di risposta più lunghi e una minore soddisfazione del cliente. Per mitigare questo rischio, le aziende devono valutare attentamente le misure di riduzione dei costi e garantire che non compromettano la qualità del servizio fornito ai clienti. Ciò potrebbe comportare l’implementazione di flussi di lavoro e sistemi di comunicazione integrati, investimenti in servizi di backup e replica per la protezione dei dati e l’esecuzione di controlli e manutenzioni regolari dei sistemi IT.

Infine, la riduzione dei costi IT può anche comportare rischi per la sicurezza e la potenziale perdita di dati. Ad esempio, l’esternalizzazione dei servizi IT a fornitori terzi può aumentare il rischio di violazioni dei dati e attacchi informatici. Inoltre, la riduzione del personale IT può comportare una mancanza di supervisione e controllo sui dati sensibili. Per mitigare questi rischi, le aziende devono implementare solide misure di sicurezza, come controlli di sicurezza regolari, crittografia dei dati e autenticazione a più fattori. Devono inoltre garantire che le loro misure di risparmio sui costi non compromettano la sicurezza dei loro sistemi e dati IT. Affrontando queste sfide e rischi, le aziende possono implementare con successo misure di riduzione dei costi nell’IT mantenendo la qualità del servizio fornito ai clienti e garantendo la sicurezza dei loro dati.